Проведення торгів за окремими частинами предмета закупівлі (лотами)

Товари, роботи або послуги, які закуповує замовник у межах єдиної процедури закупівлі, щодо яких учасникам відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон) дозволено подавати тендерні пропозиції або пропозиції на переговорах, є предметом закупівлі. Для визначення предмета закупівлі замовникам необхідно послуговуватися положеннями Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 17.03.2016 № 454 (далі — Порядок № 454).

Замовник під час планування закупівлі, у разі необхідності, може визначати лоти, якими відповідно до пункту 37 частини першої статті 1 Закону вважається частина товарів, робіт чи послуг, на яку в межах єдиної процедури закупівлі учасникам дозволено подавати тендерні пропозиції або пропозиції на переговорах у разі застосування переговорної процедури закупівлі.

Відповідно до Порядку № 454 предмет закупівлі товарів і послуг замовник визначає згідно з пунктами 17 і 32 частини першої статті 1 Закону та на основі національного класифікатора України ДК 021:2015 «Єдиний закупівельний словник», затвердженого наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 23 грудня 2015 року № 1749 (далі — ДК 021:2015), за показником четвертої цифри основного словника із зазначенням у дужках конкретної назви товару чи послуги. При цьому лоти (у разі необхідності) визначають за показниками четвертої – восьмої цифр ДК 021:2015, а також за обсягом, номенклатурою та місцем поставки товарів, виконання робіт або надання послуг.

Подання пропозицій та відміна торгів за лотами

Згідно з пунктом 30 частини першої статті 1 Закону, тендерна пропозиція — це пропозиція щодо предмета закупівлі або його частини (лота), яку учасник подає замовникові відповідно до вимог тендерної документації.

Тому у випадкові планування закупівлі за лотами замовник повинен, послуговуючись пунктом 8 частини другої статті 22 Закону, у тендерній документації зазначити опис окремої частини або частин предмета закупівлі (лота). При цьому учасники подають свої тендерні пропозиції в електронному вигляді щодо кожного лота (частини предмета закупівлі) окремо.

Законом передбачена можливість відміни торгів або визнання їх такими, що не відбулись (відповідно до частини першої статті 31 Закону) частково, тобто за конкретним лотом.

Подання підтвердних документів щодо закупівлі за лотами до органів Казначейства

Відповідно до частини другої статті 7 Закону органи Казначейства здійснюють державне регулювання і контроль у сфері державних закупівель у межах повноважень, визначених Бюджетним кодексом України, та до здійснення оплати за договорами про закупівлю перевіряють наявність:

- договору про закупівлю;

- річного плану закупівель;

- звіту про результати проведення процедури закупівлі.

Перевірку наявності документів, визначених вище, проводить орган Казначейства, який здійснює обслуговування замовника, у результаті їх перегляду в електронній системі закупівель.

Отже, при поданні замовником договору про закупівлю для здійснення реєстрації бюджетних зобов’язань фахівці органу Казначейства відкривають електронну систему закупівель ProZorro та перевіряють, чи наявні документи, що підтверджують проведення процедури закупівлі саме за цим договором. Тобто у випадку, якщо виявиться, що дані, зазначені в договорі про закупівлю, не відповідають даним звіту про результати проведення процедури закупівлі та річному планові закупівель, то слід вважати, що документи, які свідчать про проведення торгів відповідно до Закону, відсутні.

Розглянемо описану далі ситуацію. Замовник провів процедуру закупівлі медичних матеріалів (ДК 021:2015: 33140000-3), в якій визначено 5 лотів: лот 1 — «Перев’язувальні матеріали», лот 2 — «Рукавички», лот 3 — «Джгути», лот 4 — «Медичні вироби та матеріали одноразового застосування», лот 5 — «Шприци». У системі ProZorro

При виборі будь-якого лота відображаються предмет закупівлі, тобто конкретна назва цього лота, статус (завершено чи ні процедуру за даним лотом), очікувана вартість (сума, яка була запланована для закупівлі за лотом), вид тендерного забезпечення (зазначається в разі наявності такого забезпечення). Потім після інформації про аукціон відображається напис «Друкувати звіт про результати проведення процедури PDF ● HTML».

           Цей напис буде доступним на сайті після завантаження в систему ProZorro договору про закупівлю та завершення процедури за окремим лотом.

Отже, за кожним лотом процедури закупівлі формується окремий звіт про результати проведення процедури закупівлі. Водночас договори про закупівлю за різними лотами можуть бути укладені не в один день (з різними датами). Відповідно до частини першої статті 10 Закону замовник оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю протягом двох днів з дня його укладення. У ProZorro відразу після розміщення договору буде сформовано звіт про результати проведення процедури закупівлі з відповідною датою. При цьому замовник, послуговуючись пунктом 2.2 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309, за умови взяття бюджетного зобов’язання, за яким застосовують процедуру закупівлі товарів, робіт і послуг, повинен подати Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів протягом 7 робочих днів з дати оприлюднення звіту про результати проведення процедури закупівлі в разі наявності в обліку органу Казначейства кошторису (плану використання бюджетних коштів) або протягом 7 робочих днів з дати взяття на облік органом Казначейства кошторису (плану використання бюджетних коштів).

Таким чином, чітко визначені законодавством терміни для публікації в ProZorro договору про закупівлю та для подання відповідних документів в органи Казначейства означають, що замовникові не потрібно чекати, поки процедуру буде завершено повністю за всіма лотами та за кожним сформовано звіти про результати проведення процедури закупівлі. Тому що цей процес може тривати деякий час, і тоді термін реєстрації для бюджетних зобов’язань за договором, укладеним раніше за одним лотом (наприклад, за лотом 2 «Рукавички» — укладено 07.05.2018), може сплинути, поки замовник укладатиме договір про закупівлю за іншим лотом (наприклад, за лотом 1 «Перев’язувальні матеріали» — заплановано укласти 04.06.2018), що призведе до порушення термінів реєстрації зобов’язань та буде підставою для застосування органами Казначейства заходів впливу відповідно до статей 116, 117 та 118 Бюджетного кодексу України.

Для недопущення порушення порядку реєстрації бюджетних зобов’язань замовникам варто подавати документи для їх реєстрації відразу після формування звіту про результати проведення процедури закупівлі окремо за кожним лотом.

Чи можна подати до органів Казначейства один договір на декілька лотів?

При проведенні закупівлі за лотами в замовника може виникнути таке запитання: «Якщо за декількома лотами переможцем є одна юридична (фізична) особа, то слід укладати на кожен лот окремий договір про закупівлю чи один, який включатиме суми за декількома лотами?»

У такому випадкові потрібно діяти, виходячи з написаного далі. Лот є окремою частиною предмета закупівлі, на який подають окрему тендерну пропозицію. Частиною четвертою статті 36 Закону передбачено, що умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції за результатами аукціону (у тому числі ціни за одиницю товару) переможця процедури закупівлі або ціни пропозиції учасника в разі застосування переговорної процедури. Виходячи із цього, договір потрібно укладати на кожен лот окремо, щоб умови тендерної пропозиції щодо кожного лота відповідали умовам договору про закупівлю за цим же лотом.

Вищезазначену позицію підтверджує також лист Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 02.08.2017 № 3304-06/26774-06 «Щодо здійснення закупівель за окремими частинами предмета закупівлі (лотами)», в якому підкреслено, що договір про закупівлю укладають за результатами процедури із переможцем за кожним лотом окремо. Водночас у разі вибору одного переможця за всіма лотами замовник може укласти один договір про закупівлю за умови, що така можливість була передбачена тендерною документацією та проектом договору.

Як правильно в договорі прописати інформацію про лоти? У випадкові визначення лотів у предметі договору про закупівлю зазначають найменування предмета закупівлі відповідно до ДК 021:2015 (наприклад, код ДК 021:2015 33140000-3 «Медичні матеріали») та найменування лота (наприклад, лот 1 — «Перев’язувальні матеріали»).

Згідно з текстом договору, це матиме такий вигляд:

1. Предмет договору

1.1. Постачальник зобов`язується поставити Покупцеві Перев`язу вальні матеріали за Код ДК 021:2015 – 33140000-3 «Медичні матеріали» (ЛОТ 1 - Перев`язу вальні матеріали), відповідно до умов даного Договору та Специфікації (106145 шт.), яка  невід`ємною частиною Договору (далі – Товар), а Покупець прийняти та оплатити його. Зазначений Товар передбачено до закупівлі за рахунок коштів субвенції з державного бюджету місцевим бюджетам на придбання медикаментів та виробів медичного призначення для забезпечення швидкої

У договорі про закупівлю за іншим лотом буде зазначено те саме найменування предмета — медичні матеріали, але назва лота буде іншою (наприклад, лот 2 — «Рукавички»):

1. Предмет договору

1.1. Постачальник зобов`язується поставити Покупцеві Код ДК 021:2015 – 33140000-3 «Медичні матеріали» (ЛОТ 2 – Рукавички,) відповідно до умов даного Договору та Специфікації (403800 одиниць), яка  невід`ємною частиною Договору (далі-Товар), а Покупець прийняти та оплатити його. Зазначений Товар передбачено до закупівлі за рахунок коштів субвенції з державного бюджету місцевим бюджетам на придбання медикаментів та

На практиці виникають ситуації, коли замовник укладає один договір для декількох лотів. Наприклад, сума закупівлі за лотами 1, 2 і 3 становить 765 600,00 грн, 939 700,00 грн та 60 210,00 грн відповідно. Через те, що за цими трьома лотами перемогла пропозиція одного суб’єкта господарювання, замовник прийняв рішення укласти один договір про закупівлю на загальну суму 1 765 510,00 грн (765 600,00 + 939 700,00 + 60 210,00).

Однак слід зазначити, що звіт про результати проведення процедури закупівлі за кожним лотом буде сформовано окремо тільки на суму лота. Тобто за лотом 1 сума у звіті про результати проведення процедури закупівлі (765 600,00 грн) не відповідатиме сумі в договорі про закупівлю (1 765 510,00 грн). При перевірці документів, поданих на реєстрацію бюджетних зобов’язань, органи Казначейства можуть розцінювати таку ситуацію як невідповідність укладеного договору про закупівлю звітові про результати проведення процедури закупівлі та застосувати через це заходи впливу відповідно до статей 116, 117 та 118 Бюджетного кодексу України.

Таким чином, для недопущення помилок у підтвердних документах та випадків несвоєчасного використання бюджетних коштів замовникам при проведенні торгів необхідно пам’ятати, що лот є окремою частиною предмета закупівлі, на яку учасники торгів подають тендерні пропозиції, та рекомендовано укладати окремий договір про закупівлю.

Список використаних джерел

1.     Бюджетний кодекс України: Кодекс від 08.07.2010 № 2456-VI [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/2456-17/page.

2.     Про публічні закупівлі: Закон України від 25.12.2015 № 922-VIII [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/922-19.

3.     Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України: затв. наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 березня 2012 р. за № 419/20732 [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/z0419-12.

4.     Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі: затв. наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 17.03.2016 № 454, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25 березня 2016 р. за № 448/28578 [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/z0448-16.

5.     Лист Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 02.08.2017 № 3304-06/26774-06 «Щодо здійснення закупівель за окремими частинами предмета закупівлі (лотами)» [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://www.me.gov.ua/InfoRez/DocumentsList?lang=uk-UA&id=f2e30594-ba6c-420f-9c24-2a852415a884&tag=InforezKnowledgeDb&pageNumber=2&fCtx=inName&fSort=date&fSdir=desc

Олена Жадан,
головний спеціаліст із закупівель
ГУДКСУ в Запорізькій області